办事处管理制度（精选5篇）
第一章分公司（办事处）机构定位
一、分公司（办事处）机构性质
分公司（办事处）是营销中心的二级操作平台。严格遵守公司各项管理制度，接受公司营销（客服）总监直接领导，完成公司下达的综合市场营销目标；作为销售收入中心和费用中心，承担相应的经营风险责任。
二、分公司（办事处）机构职能
在公司营销政策和规定的指导下，根据本区域市场的具体特点，制定适用的市场策略和管理方式；对营销中心下达的销售目标进行分解，完成销售任务，并对其运作费用进行有效控制；规划、建立并优化完善销售网络和服务体系；建立客户档案，负责维护目标区域市场，并做好售后服务；完善前端的市场信息平台功能。
三、管理总则
分公司（办事处）管理应纳入营销中心管理系统，员工的思想和行为必须符合公司和营销中心的要求和规范；明确分工、职责与权限，实行激励考核制度，逐步形成一套管理严密、运作科学、务实高效的.管理体系。
四、岗位基本原则
各岗位人员当接到上级主管命令执行任务时，不管任务完成与否都要在4小时之内进行复命。在规定时间内完成任务，从完成任务时计4小时之内必须通知上级主管已完成任务。
在执行任务过程中，发现此任务确实有不可克服的困难，无法按时完成任务，需在4小时之内通知上级主管；刚接受任务，有突发事件发生或某些困难未考虑到，认定此任务无法完成，需在4小时之内通知上级主管。
五、分公司（办事处）组织结构设置
（注：在不设分公司（办事处）的区域内，即分公司总经理（办事处经理）所辖不含虚线内岗位）
第二章分公司（办事处）岗位责任制度
一、分公司总经理（办事处经理）岗位职责
任用原则：由营销中心派出
直接上级：营销（客服）总监
1、传达、分解、落实营销（客服）总监下达的公司政策与任务。
2、对本分公司（办事处）的各项工作的成果和经营业绩承担全部责任。
3、主持每月销售目标的制定，报批营销（客服）总监后分解落实，并督导实施；签发每批次的订单与退换货申请，主持拟订下月、下周分品种要货计划（意向）。
4、监督业务经理填写日报告以及周、月工作计划的制定与总结，并对其进行评审、指导。
5、保持本辖区市场网络建设的合理性与秩序性。合理布局分销商，关注通路价格的稳定性，洞察预测通路危机，并及时应对；亲自对重要客户定期巡访与维护。
6、组织建立健全客户档案，分析市场需求，判断消费倾向，提出产品改善和产品开发建议。
7、策划本区域促销、公关活动，报批及组织实施和结果评估。
8、制定分公司（办事处）的费用预算计划，负责费用的控制与现金收付的签发及监督。
9、组织分公司（办事处）人员的上岗培训及定期培训，召集分公司（办事处）分公司总经理（办事处经理）库管员内务主管统计员业务经理业务经理业务经理人员例会，及时解决员工在业务、思想动态等方面出现的问题。
10、组织制定并定期调整库存的安全定额标准，上报营销（客服）总监。
11、负责分公司（办事处）员工的月度绩效考评工作。
二、任用原则：由营销中心派出，或由营销（客服）总监授权当地招聘直接上级：分公司总经理（办事处经理）
1.协助分公司总经理（办事处经理）制定销售目标计划和目标分解计划，完成分公司总经理（办事处经理）下达的销售综合目标，提出促销建议。
2.负责本辖区内市场秩序的维护，重点监控价格体系、窜货现象等，协助调解渠道冲突。
3.建立客户档案，按计划巡访客户，进行市场调查，及时反馈市场信息，协助分公司总经理（办事处经理）进行客户评估。
4.填写日工作计划与总结、每周工作计划与总结、每月巡访工作计划，完成每周的工作报告，上报分公司总经理（办事处经理）。
5.对辖区内各级经销商进行宣传公司政策，并对经销商的经营活动进行指导（库存、订货、展示、售后服务等），帮助经销商对经营目标进行分解，提出完成目标的建议，主动向经销商做新产品的卖点介绍、产品宣传工作，保证新产品得以顺利推广。
6.协助经销商做好售后服务维修工作，解决质量问题引起的纠纷。
7.执行公司的促销计划；协助经销商做好展示样品定期更换保证产品展示位置明显、突出，保持展板及产品整洁。
8.定期对经销商销售人员进行产品知识、产品卖点、销售技巧的指导。
9.积极进行市场开拓，积极发展有潜质的客户；注意开发并维护工程客户及VIP客户。
三、派出原则：由公司财务部统一选派，必须是公司信任的人员。上岗前必须具备有关财务出纳、产品等方面的知识。
直接上级：具体工作服从分公司总经理（办事处经理）领导，但资金业务直接向公司总部财务总监负责。
1.在每一笔发货单据上签字，负责分公司（办事处）货款收讫、应收款记录与催收工作。
2.坚持信用额度控制下的现金现货原则，加强现金管理，建立现金日记帐、业务经理岗位职责内务主管岗位职责
一、票据管理
1、按照票据管理办法使用票据，及时办理票据的领用和核销，严格票据的使用范围，不乱用、窜用票据。
2、各科室使用票据，收入原则上必须在当月月底前上交，不得截留、挪用、拖欠和坐支。所有收入缴入街道财政专项资金专户。
二、支出管理
1、办事处财政支出必须严格执行集体领导下的一支笔审批制度。对金额大的开支，必须经过街道办党政联席会议集体讨论决定。
2、街道财政专项资金支出，必须专项核算，专款专用，不得截留和挪用。上年度专项结余，应当用于上年度结转项目的支出，上年度净结余，应当用于下年度需要安排的支出。
3、各科室的支出凭证必须及时到办事处财政统计科办理，支出凭证必须依据充分，对办公费、招待费、修缮费、会议费等，要在单据上据实反映明细，并要求凭证合法，程序规范，手续齐全。对复印件、白条及其他不符规定的`单据，办事处财政科不予受理。
4、资金使用必须提前口头或书面报告主管领导，征得同意后方可实施。财产添置等必须报街道党政办，经领导讨论决定，报财政局，实行政府采购。
5、报销的原始凭证必须同时具备以下条件：
（1）记载内容完整、真实、合法。
（2）大小写金额一致。
（3）有经办人签字，分管领导核实，街道办主任审批签字。
6、办事处财政资金必须严格划分界限，分别记账和核算，严禁资金挤占。
7、对支出包干的科室、站必须按计划、按财政纪律办理，不得自行其事。
8、财政收支必须严格按照预算制度办理，兼顾需要与可能，坚持量入为出的原则，严禁无计划、超预算办理支出，确保办事处财政的收支平衡。
三、资产、负债管理
1、加强现金核算与管理，严格控制库存现金限额，严禁坐支，公款私存和白条抵库。
2、规范固定资产的管理，对固定资产实行财物分管，对新增或报废的资产及时登记和核销。并定期进行清查和核对，做到帐物相符，帐帐相符，账实相符。
3、对于建设性项目，经基建决算，有关单位审计后，应根据相关规定，及时办理财产转交手续。
4、加强暂存、暂付和债权、债务的清理。对当年发生的暂存、暂付，原则上必须在当年处理完毕。
四、档案管理
按照档案管理的规定，建立健全档案管理制度，及时做好会计凭证、会计帐簿、会计报表等财务资料的归档和保管工作。
本规定自发文之日起执行。
公司办事处是公司总部的驻外服务机构,是总部向市场延伸的重要窗口,在日常工作中,应当牢牢树立“隐患险于明火、防范胜于救灾、责任重于泰山”的思想观念,严格遵守以下安全管理制度。
一、用水安全管理
1、严格按规范要求操作,认真履行岗位职责,随时巡查,及时发现问题,杜绝用水安全事故,确保用水安全。
2、遇管道阻塞,水笼头破损,水管破裂等情况,应当让维修人员维修,排除故障,保证正常用水。未经同意,任何人不得随意改接供水管道。
3、要节约用水,珍惜水资源。
二、用电安全管理
1、遵守安全用电规定,严禁随意拉扯电线,严禁超负荷用电。
2、禁止私用电热棒、电炉等大功率电器。
3、电气线路、设备安装应由持证电工负责。
4、人员外出应将该关闭的电源应予以关闭。
三、用火安全管理
1、厨房等使用明火的部位要加强管理,操作时必须有人监护。使用明火结束后,待确定无火灾隐患后方可离开。
2、严禁在办公区域内使用明火。
3、遇吸烟等情形、应当及时掐灭烟头,避免造成失火。
四、用气安全管理
1、不准用易燃液体引火,不准在火源附近堆放易燃易爆物,废弃的放射性有毒固体、液体、气体处理排放必须符合消防安全规定,不准点燃或随意排放。
五、财物安全管理
1、财产管理采用“谁使用,谁负责”的.原则。
2、办公室所有财产、家具由办事处经理统一管理。
3、办公室有专人负责财产管理、按财产设立的品名、规格、数量明细保管、定期核对盘点。
4、物品使用中发现丢失或损坏的,应查明原因,报公司核实,属自然损耗的可根据实际情况予以报销,属责任事故,应当视情节严重予以赔偿处理。
5、人员外出时应当门窗上锁,确保安全。
六、人员安全管理
1、防火、防盗、防灾、防恶性事故是每个员工应尽的义务。
2、员工自觉接受安全教育、增强安全防范意识。
3、上下班、外出公干、出差,应严格遵守道路交通法规、条例,确保人身安全。
4、不得将亲友或无关人员带入工作场所或住宿区域留宿。
5、不得偷盗他人或公司财物,一经发现交由司法机关处理。
6、遇安全事故时,应及时拨打报警电话。
七、附则
本规范制度未涉及事项,请参照公司基本管理制度执行。
总则
1、对象：本制度适用于国际南方大区各商务网在南方大区范围内设立的办事处(不包括在北京、上海设立的平台)
2、目的：基于南方大区业务向周边地区或二级城市快速扩张的要求，为更有效地规范各办事处日常财务及财务管理行为，以达到高效率、低成本快速扩张的目的
3、附则：本制度应在'办事处'的实际运营中不断补充并完善，现执行中遇有规定不到之处，相关人员应本着尽职尽则的精神予以弥补
4、解释权：本制度的解释权及修改权在国际南方大区财务中心
1、合同管理
1)各办事处业务部使用派出地公司的业务合同，以派出地法律部的合同编号确认，加盖派出地公司的合同专用章，对外签订的合同须一式三份，即一份为客户方，一份业务部门存档，一份公司财务部存档。
2)各办事处相关合同由当地主管安排专人录入合同库录。
3)各办事处业务主管应设置合同登记手册，详细记录业务合同的使用及回收情况，领用合同必须有领用人的亲笔签字，作废合同要全部联次完整交回法律部。
2、发票管理
1)据合同开具派出地公司发票；不允许不签定合同即开具发票。
2)每月初办事处主管人员到财务部领取发票，填写发票领用表并签字，丢失空白发票的处理。
3)业务人员填写好完整的零星开票通知单，经相应负责人签字确认后到业务主管处开具发票，领用发票时须填写《办事处发票领用表》,每月需即时核对相关发票及款项的回收情况，并填写相关报表。
4)当天领出发票未收回款项的，当天必须将发票交办事处相关主管人员，再次收款时再在主管处办理领用手续。如有特殊情况须将发票留在客户处的20xx元以下在征得办事处主管人员同意后，须填写发票回执由客户签字；20xx元以上的必须加盖客户公章，违反以上规定者，处以发票金额的10%的罚款。
3、业务回款管理
1)事处业务回款由业务人员在当天下班前交当地办事处主管人员，主管人员在签收后登记入业务回款登记册上，此登记册应妥善保管。
2)业务人员收到款项时当天下班前填写支票回收登记表，交相关主管人员签字确认，支票/现金回收登记表第一联连同相关银行票据由主管转交公司财务部，第二联交总部业务部门留存，第三联由主管保管，第四联由业务人员自己留档，以上四联应每月装订成册妥善保管。
3)上述款项中的现金部分由相关主管人员直接到银行汇款给派出公司的`帐户，支票收入在支票有效期内前3天交回财务部。所收到的现金必须全额按时汇入银行，严禁坐支(即收到现金后直接支出),一经发现将每次罚款500元直至开除。
4)每周末(或必要时)及未回款截款前主管人员应将已收到款项填写好一式三联的支票回收登记表(附相关银行票据)后交财务出纳处，出纳在核查相关单据的真实性及合法性后签字确认，确认后的支票回收登记表第一联交会计作为凭证附件用，第二联交款人员自己留档作为已移交相关手续的依据，第三联由出纳保管备查。
5)每月13日下班前主管人员应将所有已收到的款项全额存入银行并将有银行盖章的汇款底联传真给财务部，财务部将依据银行盖章日期确认回款。凡在13日之后的汇款均算作未回款。
4、其他管理
1)工资、福利、劳保、个人所得税、日常办公费等费用，直接由派出地地财务核算。每月初由主管人员向财务借当月备用金(附事业部总经理审批签字的开支计划明细),月底前报销当月所有支出。所有公司款项不能与个人款项混淆，如有公私不分、帐务不清，罚款300元，直至开除。
2)按照会计法规的有关规定，以上涉及到有关档案及票据资料的保管期限应不少于5年。
3)办事处主管人员交接时务必交接相关财务资料，事业部总经理监交时一定在确保相关财务资料交接完全后再在监交人处签字。
相关财务资料包括但不限于以下资料：《办事处发票领用表》,《业务回款登记册》;装订成册的《支票回收登记表》第二联及其他相关报表。
1.目的
加强销售分公司驻外办事处合同的签订、保管、存档等管理工作,减少失误,提高公司经济效益,保障公司经营工作的健康发展。
2.适用范围
销售分公司驻外办事处
3.执行
销售分公司驻外办事处人员
4.职责
销售分公司驻外办事处的销售合同由业务员签订,驻外办事处经理审核,销售分公司经理批准。
5.制度
5.1销售分公司驻外办事处在签订销售合同前,必须认真了解对方当事人的情况,主要包括:对方当事人主体资格、经营权限、履约能力、资信情况以及对方签约人的签约权限等。做到既要考虑我方的经济利益,又要考虑对方的履约条件和能力,确保所签合同有效、有利。
5.2营销人员应加强学习《合同法》、《民法通则》等。签订销售合同,必须严格遵守国家的法律、法规、政策及其它有关规定。签订合同时,必须以维护公司的合法权益和提高经济效益为宗旨,严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。因合同签订的不明、不实、不公,造成我方经济损失的,应按其过失或故意所造成的损害后果,承担相应的行政责任,经济赔偿责任甚至法律责任。
5.3销售合同在正式签订前,必须按规定执行公司的合同管理办法、程序与权限,以各种方式(书面、电话、传真、电子邮件等)上报审查,经销售分公司经理批准后,方能正式签订。对合同所涉及的信息费、佣金、回扣等费用的支付,必须执行公司的《财务管理办法》。
5.4销售合同的签订一定要做到合法性、严密性和可行性。签订合同的营销人员作为合同的履约责任人,对合同的履行、款项的回收承担责任,负责到底。责任人必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证,并妥善保管。
5.5如合同履约过程中出现困难或问题,需要变更、补充或解除的,一律采用书面形式(包括当事人双方往来的函电等),执行合同签订的审批程序,获得批准后,方可执行。
5.6如合同履行过程中,出现纠纷的,经双方协商达成一致意见的,签订书面协议,由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的,由公司指派专人负责提交仲裁机构或人民法院依法处理。
5.7经济合同专用章应严格按授权范围使用,不准滥用、代用或借用,严禁在空白合同文本上盖章。经济合同专用章应由专人妥善保管,若有遗失,除立即登报声明作废和向公安机关报案外,还要追究有关责任人的.经济责任和行政责任。
5.8综合管理部按业务部门分别建立合同档案和用户/客户档案。每一份合同有一个公司统一的编号。合同档案包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、补充、解除合同的协议(包括文本、函电)等,均应妥善保管,如有丢失,公司将追究有关人员责任。用户/客户档案要包括名称、地址、联系人、联系电话及用户的自然情况等。
6管理
6.1综合管理部按业务部门分别建立合同档案,由分公司统一编号,档案内容包括:
6.1.1合同正本、副本、附件。
6.1.2文本签收记录。
6.1.3变更、补充、解除合同的协议。
6.2综合管理部/驻外办事处应按用户/客户建立用户档案,内容包括。
6.2.1用户名称、地址、联系人、通讯方式。
6.2.2用户自然情况。
6.2.3我公司提供产品/备件、日期、安装使用情况、售前、售中、售后情况。
6.2.4履行合同情况
6.2.5质量/技术问题处理情况(表格)
6.3综合管理部按产品/备件建立管理台帐一式二份,一份于次月5日前上报财务部,一份销售分公司保管备查,内容包括:
6.3.1合同号
6.3.2合同标的
6.3.3签约日期,结算日期,经办人。
6.3.4用户名称
6.3.5产品/备件名称,数量/明细
6.4合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密,严禁有意或无意向外界泄露合同信息。合同档案和台帐应严格保密,未经允许,无关人员不得查阅。
6.5公司定期对合同管理工作进行考核,并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录情况等纳入公司对营销人员和驻外办事处的工作业绩考核范围。任何人私自转让合同,一经发现,公司对有关责任人给予开除处理,并追究其法律责任。
7本规定发布之日起执行。