参考文献是在学术研究过程中，对某一著作或论文的整体的参考或借鉴。征引过的文献在注释中已注明，不再出现于文后参考文献中。
如果同一个参考文献两处被引用，只能在前一个引用的地方插入尾注，不能同时都插入。这样改动文章后，后插入的参考文献的编号不会自动改动。
解决这个问题其实也不难。
1、单击要插入对注释的引用的位置。
2、单击“插入”菜单中的“交叉引用”命令。
3、在“引用类型”框中，单击“脚注”或“尾注”。
4、在“引用哪一个脚注”或“引用哪一个尾注”框中，单击要引用的注释。
5、单击“引用内容”框中的“脚注编号”或“尾注编号”选项。
6、单击“插入”按钮，然后单击“关闭”按钮。
不过得注意：Word插入的新编号实际上是对原引用标记的交叉引用。如果添加、删除或移动了注释，Word将在打印文档或选定交叉引用编号后按F9键时更新交叉引用编号。如果不容易只选定交叉引用编号，请连同周围的文字一起选定，然后按F9键。
1、光标移到要插入参考文献的地方，菜单中“插入”—“引用”—“脚注和尾注”。
2、对话框中选择“尾注”，编号方式选“自动编号”，所在位置建议选“节的结尾”。
3、如“自动编号”后不是阿拉伯数字，选右下角的“选项”，在编号格式中选中阿拉伯数字。
4、确定后在该处就插入了一个上标“1”，而光标自动跳到文章最后，前面就是一个上标“1”，这就是输入第一个参考文献的地方。
5、将文章最后的上标“1”的格式改成正常（记住是改格式，而不是将它删掉重新输入，否则参考文献以后就是移动的位置，这个序号也不会变），再在它后面输入所插入的参考文献。
6、对着参考文献前面的“1”双击，光标就回到了文章内容中插入参考文献的地方，可以继续写文章了。
7、在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注，就会出现一个“2”（Word已经自动为你排序了），继续输入所要插入的参考文献。
8、所有文献都引用完后，你会发现在第一篇参考文献前面一条短横线（页面视图里才能看到），如果参考文献跨页了，在跨页的地方还有一条长横线，这些线无法选中，也无法删除。这是尾注的标志，但一般科技论文格式中都不能有这样的线，所以一定要把它们删除。
9、切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。
10、在尾注右边的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。
11、再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。
12、切换回到页面视图，参考文献插入已经完成了。这时，无论文章如何改动，参考文献都会自动地排好序了。如果删除了，后面的参考文献也会自动消失，绝不出错。
13、参考文献越多，这种方法的`优势就体现的越大。在写毕业论文的时候，我就是用这个方法分节插入参考文献的，具爽！
（1）最”土”最”笨”的方法。一边写一边将参考文献列出，如果进行修改，则重新将文献的序号手动调整；
工作量:*****
灵活:*
（2）比较”投机”的方法。上过《文献搜索和利用》课的同学，可能会利用Refworks、NoteExpress等文献管理软件来进行标注参考文献。一般过程：先将用到的参考文献手动输入到这些软件中，再选择合理的文献标注格式，最后对WORD全文执行标注。可能存在的问题（以Refworks为例）：每次生成文献，都会新生成一个WORD文档，而且下一次修改后重新标注又生成新文档，且需要对其中的文献引用来源重新编辑；
工作量：****
灵活：***
（3）最快最简便的方法（推荐）：利用WORD自身功能。先将参考文献列在文章最后（注意让参考文献自动编号），然后“引用”–交叉引用–引用类型：编号项–引用内容：段落编号–选择插入为超链接–最后选择所引的文献，即完成标注全过程。如果修改文献了，只需要选定全文，点击右键再选择更新域，就能自动完成文献序号的重新调整。而且在文中按住CTRL+左键单击即可跳到所对应的文献。
工作量：**
灵活：*****
（4）较快但更专业的方法：可以利用WORD自身携带的书签功能与(3)相结合，功能类似，比(3)更好的地方在于当鼠标停在参考文献处，会显示出参考文献信息，更适合阅读。
工作量：***
灵活：*****
综上，推荐使用(3)法，如果不嫌麻烦，可以考虑使用(4)。
（1）正文中未标注引用文献。只在文后着录参考文献表，而在正文中未作明确标注的现象过去普遍存在。目前随着对参考文献着录规范要求日趋严格，这种现象已大大减少，但笔者在阅读科技期刊（包括核心期刊）时发现其中仍有某些论文（以综述性论文居多）未在正文中标注参考文献，或只在语句表述时提到某参考文献的序号，而未对所有引文按“顺序编码制”标注。由于参考文献未在正文中按“顺序编码制”一一对应标注，无法分清正文中哪些内容是作者自己的创作，哪些是引用参考文献的内容，不能体现科学研究的创新性和继承性，难以界定知识产权，也很容易造成抄袭剽窃的嫌疑。因此，无论是直接引用原文还是转述原文内容要意，都必须严格按“顺序编码制”要求，在正文中准确标注引用部分。
（2）参考文献标注不够具体。这种现象是指，虽然在正文中采用顺序编码制标注了参考文献序号，但同一处过多地标注多篇（甚至全部参考文献都在同一处标注），而在语句表述中又未对这些文献的内容要意作必要的具体说明，如“半个多世纪以来，国内外学者对土的渗透稳定性进行了广泛研究，提出了多种分析计算方法[1-7]”（为避免例子中引文标注与本文的引文标注混淆，例子用楷体字且标注序号用黑体字）。虽然这种标注在格式上是规范的，但在具体采用时要注意：由于各篇参考文献即使论题相同或接近，但其具体内容、观点或侧重点不同，笼统地在同一处过多地标注多篇参考文献，不利于体现引文内容和具体作用，甚至有堆砌参考文献之嫌。因此，集中标注不宜过多，或者在叙述时应分别予以简要说明。
（3）层次标题中标注参考文献。少数期刊论文中参考文献序号标注在层次标题中，甚至标注在一级层次标题上，如“2混合优化策略[4-6]”、“2土骨架的结构性[3-5]”。这意味着本章内容均是引用了该参考文献内容，从“合理引用”角度看是不妥的：一方面“合理引用”规定引文内容应有相对本文内容篇幅的引用量限制，成章节地大量引用甚至构成了本文实质内容，则有超出合理引用范围之嫌；另一方面，在标题上标注引文也无法区分本章节究竟哪些内容是引用的，哪些内容是作者创作的，还是仅仅几个标题字是引用的。因此，应避免在论文的层次（章节）标题标注引用文献，而应在章节的行文中具体标注引用内容。
（4）多处引用同一论着不同部分未标注页码。在论文中阐述不同问题或内容时可能要多次引用同一文献中的不同部分，这时如果不标注各个引用部分所在页码就不利于表明引用的具体位置及其内容，尤其是对篇幅很长的图书专着、工具书（如《辞海》、《大百科全书》之类），就极不利于编辑、审稿人核对引文或读者参阅。因此，应按照GB/T 7714- 20xx的规定，当多次引用同一着者的同一文献时，在正文中标注首次引用的文献序号，并在序号的“[]”外着录引文部分所在页码。
（5）标注位置不适当。正文中对引文的标注要放在恰当的位置，即标注在能完整表明具体引用内容的位置上，但许多引文未注意这一细节。如“弹性变形和磁场间相互作用研究较早可追溯到Brown[3]的非线性磁弹性理论，1973年Pao等[4]将其线性化，并用来解决磁弹性板的屈曲问题”，宜修改为“弹性变形和磁场间相互作用研究较早可追溯到Brown的非线性磁弹性理论[3]，1973年Pao等将其线性化，并用来解决磁弹性板的屈曲问题[4]”
参考文献的标注方式：
参考文献类型：专著[M]，论文集[C]，报纸文章[N]，期刊文章[J]，学位论文[D]，报告[R]，标准[S]，专利[P]，论文集中的析出文献[A]
电子文献类型：数据库[DB]，计算机[CP]，电子公告[EB]
电子文献的载体类型：互联网[OL]，光盘[CD]，磁带[MT]，磁盘[DK]
A：专著、论文集、学位论文、报告
[序号]主要责任者。文献题名[文献类型标识].出版地：出版者，出版年。起止页码(可选)
[1]刘国钧，陈绍业。图书馆目录[M].北京：高等教育出版社，1957.15-18.
B:期刊文章
[序号]主要责任者。文献题名[J].刊名，年，卷(期)：起止页码
[1]何龄修。读南明史[J].中国史研究，1998,(3):167-173.
[2]OU J P，SOONG T T，et advance in research on applications of passive energy dissipation systems[J].Earthquack Eng,1997,38(3):358-361.
C:论文集中的析出文献
[序号]析出文献主要责任者。析出文献题名[A].原文献主要责任者(可选).原文献题名[C].出版地：出版者，出版年。起止页码
[7]钟文发。非线性规划在可燃毒物配置中的应用[A].赵炜。运筹学的理论与应用——中国运筹学会第五届大会论文集[C].西安：西安电子科技大学出版社，1996.468.
D：报纸文章
[序号]主要责任者。文献题名[N].报纸名，出版日期(版次)
[8]谢希德。创造学习的新思路[N].人民日报，1998-12-25(10).
E：电子文献
[文献类型/载体类型标识]：[J/OL]网上期刊、[EB/OL]网上电子公告、[M/CD]光盘图书、[DB/OL]网上数据库、[DB/MT]磁带数据库
[序号]主要责任者。电子文献题名[电子文献及载体类型标识].电子文献的出版或获得地址，发表更新日期/引用日期
[12]王明亮。关于中国学术期刊标准化数据库系统工程的进[EB/OL].http://www.c，1998-08-16/1998-10-01.
[8]万锦。中国大学学报文摘(1983-1993).英文版[DB/CD].北京：中国大百科全书出版社，1996.
相关阅读：科技论文两种参考文献标注方法的对比
顺序编码制
Numerical References Method
顺序编码制(Numerical References Method)是一种文后参考文献的标注体系，即引文采用序号标注，参考文献表按引文的序号排序。其标注规则如下：
在论文中的引用处以右上标(小四宋体)加方括号的方式表示，不得标注在各级标题之上。参考文献以文献在整个论文中出现的次序用[1]、[2]、[3]……形式统一排序、依次列出。
例： ……西德学者H. 克罗斯研究了瑞士巴塞尔市附近侏罗山中老第三纪断裂对第三系褶皱的控制[235] ;之后，他又描述了西里西亚等第三条大型的近南北向构造带，并提出地槽是在不均一的块体的基底上发展的思想[236]。
同时引用多篇文献时，只须将各篇文献的序号在方括号内全部列出，各序号间用“，”。如遇连续序号，可标注起讫序号。
例： 裴伟[570，83]提出……
莫拉德对稳定区的节理格式的研究[255～256]。
参考文献的表示格式为：所有[ ]是半角，其他符号是全角。
A 专著、论文集、学位论文、研究报告――[序号]主要责任者。文献题名[文献类型标识].出版地：出版者，出版年。起止页码。
例：
[1]周振甫。周易译注[M].北京：中华书局，1991.
B 期刊文章――[序号]主要责任者。文献题名[J].刊名，年，卷(期)：起止页码。
例：
[2]何龄修。读顾城《南明史》[J].中国史研究，1998，(3)：167-173.
C 报纸文章――[序号]主要责任者。文献题名[N].报纸名，出版日期(版次).
例：
[3]谢希德。创造学习的新思路[N].人民日报，1998-12-25(10).
D 电子文献――[序号]主要责任者。电子文献题名[电子文献及载体类型].电子文献的出版或可获得地址，发表或更新日期/引用日期(任选).
例：
[4]王明亮。关于中国学术期刊标准化数据库系统工程的进展[EB/01].-2.html，1998-08-16/1998-10-04.
E 各种未定型的文献――[序号]主要责任者。文献题名[Z].出版地：出版者，出版年。
例：
[5]张永禄。唐代长安词典[Z]. 西安：陕西人民出版社。
F 专利――[序号]专利申请者。专利题名。专利国别，专利文献种类，专利号，发布日期：引用部分起止页。
例：
[7]王兰。汽车外观设计[p].中国，ZL……，1998.8.25：1.
G 技术标准：[序号]起草责任者。标准代号。标准顺序号——发布年。标准名称。出版地：出版者，出版年份，引用部分起止页。
H 文献类型标识，根据GB3469-83《文献类型与文献载体代码》规定，以单字母方式标识：M――专著(含编著、译著)，C――论文集(含翻译的论文集)，N――报纸文章，J――期刊文章，D――学位论文，R――研究报告，S――标准，P――专利；对于专著、论文集中的析出文献采用单字母“A”标识，其他未说明的文献类型，采用单字母“Z”标识(含文学作品、字典、辞海等)。
例：
[1]周振甫。周易译注[M].北京：中华书局，1991.
[2]何龄修。读顾城《南明史》[J].中国史研究，1998，(3)：167-173.
[3]谢希德。创造学习的新思路[N].人民日报，1998-12-25(10).
[4]王明亮。关于中国学术期刊标准化数据库系统工程的进展[EB/01]. -2.html, 1998-08-16/1998-10-04.
[5]张永禄。唐代长安词典[Z].西安：陕西人民出版社。
著者-出版年制
First Element and Date Method
著者-出版年制(First Element and Date Method)是一种文后参考文献的标注体系，即引文采用著者-出版年标注，参考文献表按著者字顺和出版年排序。
根据国家标准GB 7714—2005《文后参考文献著录规则》的规定，正文中引用的文献的标注方法采用“著者-出版年制”时，应符合以下规则：
正文引用的文献采用著者-出版年制时，各篇文献的标注内容由著者姓氏与出版年构成，并置于圆括号“( )”内，字体字号与正文同。倘若只标注著者姓氏无法识别该人名时，可标注著者姓名，例如中国人著者、朝鲜人著者、日本人用汉字姓名的著者等。集体著者著述的文献可标注机关团体名称。倘若正文中已提及著者姓名，则在其后的“( )”内只须著录出版年。
例如：
主编靠编辑思想指挥全局已是编辑界的共识(张忠智，1997)，然而对编辑思想至今没有一个明确的界定，故不妨提出一个构架……参与讨论。
The notion of an invisible college has been explored in the sciences(Crane 1972). Its absence among historians is notes by Stieg(1981)…
在正文中引用多著者文献时，对欧美著者只需标注第一个著者的姓，其后附“et al”;对中国著者应标注第一著者的姓名，其后附“等”字，姓氏与“等”之间留适当空隙。
例如(Sommerset et al，2000)或(李平 等，2000)。
多次引用同一著者的同一文献，在正文中标注著者与出版年，并在“( )”外以角标的形式著录引文页码。
例如：
由于“思想”的内涵是“客观存在反映在人的意识中经过思维活动而产生的结果”(中国社会科学院语言研究所词典编辑室，1996)1194，所以“编辑思想”的内涵就是编辑实践反映在编辑工作者的。意识中，“经过思维活动而产生的结果”。……《中国青年》杂志创办人追求的高格调——理性的成熟与热点的凝聚(刘彻东，1998)，表明其读者群的文化的品位的高层次……“方针”指“引导事业前进的方向和目标”(中国社会科学院语言研究所词典编辑室，1996)354。
参考文献表采用著者-出版年制组织时，各篇文献首先按文种集中，可分为中文、日文、西文、俄文、其他文种5部分，与正文文种相同的参考文献排列在前，其他文种排列在后；然后按著者字顺和出版年排列。中文文献可以按汉语拼音字顺排列，也可以按笔画笔顺排列。参考文献前不得加编号。
例如：
尼葛洛庞帝。1996.数字化生存[M].胡泳，范海燕，译。海口：海南出版社。
汪冰。1997.电子图书馆理论与实践研究[M].北京：北京图书馆出版社。
杨宗英。1996.电子图书馆的现实模型[J].中国图书馆学报(2)：24-29.
BAKER S K，JACKSON M E.1995.The future of resource sharing[M].New York：The Haworth Press.
CHERNIK B E.1982.Introduction to library services for library technicians[M].Littleton，Colo.:Libraries Unlimited，Inc.
DOWLER L.1995.The research university's dilemma：resource sharing and research in a transinstitutional environment[J].Journal Library Administration，21(1/2)：5-26.
在参考文献表中著录同一著者在同一年出版的多篇文献时，出版年后应用小写字母a，b，c…区别。
例如：
KENNEDY W J，GARRISON R and genesis of nodular chalks and hardgrounds in the Upper Cretaceous of southern England[J].Sedimentology，2 2：311-386.
KENNEDY W J，GARRISON R E.1975b. Morphology and genesis of nodular phosphates in the Cenomanian of South-east England[J].Lethaia，8：339-360.
参考文献的表示格式为：所有[ ]是半角，其他符号是全角。
A 专著、论文集、学位论文、研究报告――主要责任者。出版年。文献题名[文献类型标识]. 出版地：出版者，起止页码。
例：
周振甫。1991.周易译注[M].北京：中华书局。
B 期刊文章――主要责任者。年。文献题名[J].刊名，卷(期)：起止页码。
例：
何龄修。1998.读顾城《南明史》[J].中国史研究，3：167-173.
C 报纸文章――主要责任者。出版日期。文献题名[N].报纸名，(版次).
例：
谢希德。1998.创造学习的新思路[N].人民日报，12-25(10).
D 电子文献――主要责任者。发表或更新/引用日期。电子文献题名。[电子文献及载体类型]电子文献的出版或可获得地址。
例：
王明亮。1998.关于中国学术期刊标准化数据库系统工程的进展[EB/01]. -2.html，08-16/10-04.
E 各种未定型的文献――主要责任者。出版年。文献题名[Z].出版地：出版者。
例：
张永禄。出版时间。唐代长安词典[Z].西安：陕西人民出版社。
F 专利――专利申请者。发布日期。专利题名。专利国别，专利文献种类，专利号，引用部分起止页。
例：
王兰。1998.汽车外观设计[P].中国，ZL……
G 技术标准：[序号]起草责任者。发布年。标准代号。标准顺序号——标准名称。出版地：出版者，出版年份，引用部分起止页。
H 文献类型标识，根据GB3469-83《文献类型与文献载体代码》规定，以单字母方式标识：M――专著(含编著、译著)，C――论文集(含翻译的论文集)，N――报纸文章，J――期刊文章，D――学位论文，R――研究报告，S――标准，P――专利；对于专著、论文集中的析出文献采用单字母“A”标识，其他未说明的文献类型，采用单字母“Z”标识(含文学作品、字典、辞海等)。
例：
何龄修。1998.读顾城《南明史》[J].中国史研究，3：167-173.
王兰。1998.汽车外观设计[p].中国，ZL…….
王明亮。1998.关于中国学术期刊标准化数据库系统工程的进展[EB/01]. -2.html, 08-16/10-04.
谢希德。1998.创造学习的新思路[N].人民日报，12-25(10).
张永禄。出版时间。唐代长安词典[Z].西安：陕西人民出版社。
周振甫。1991.周易译注[M].北京：中华书局。
1、将光标移到要插入参考文献的地方，“菜单栏”——“引用”选项卡右下角的箭头——根据需求进行简单的设置（选择尾注）。
2、确定后在该处就插入了一个上标“1”，而光标自动跳到文章最后，并且在最前面是一个上标“1”，这就是输入第一个参考文献具体内容的地方；暂且不用修改上标数字，直接在其后面按照参考文献引用格式输入内容。
3、‘重复上述操作，添加文献；可以在1、2之间插入新的文献，会有所变化。文献的编号是按照出现的顺序一次递增排列。
4、 （等待全文文献基本编辑完成以后可以再操作此步骤，也可单独完成；前者采用下述方法1，后者采用2相对简单）
将文章最后参考文献的上标数字“1、2、3……”的格式由上标改成正常（记住是改格式，而不是将它删掉重新输入，否则以后参考文献就是移动的位置，这个序号也不会变）。
注：实现方法有几种，下面说两种简单的技巧：
（1）查找替换功能
选中参考文献部分，Crl + H 调出查找替换窗口，左下角点击更多——在最下方点特殊格式选择“尾注标记符”（或者直接在查找中输^e）。
替换为内容选择为 查找内容或者直接输入^&，点击格式选择字体，勾除上下标，全部替换。
（2）直接更改上下标
按住Alt，用鼠标选择上标数字，切换到正常状态（Ctrl和=组合键是下标的切换，Ctrl和Shift和=组合键是上标的切换）。替换为内容选择为 查找内容或者直接输入^&，点击格式选择字体，勾除上下标，全部替换。
（3）直接更改上下标
按住Alt，用鼠标选择上标数字，切换到正常状态（Ctrl和=组合键是下标的切换，Ctrl和Shift和=组合键是上标的切换）。