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在信息迅速发展的时代，不管是个人还是集体、组织，每天都通过网络等手段获取大量外界消息，尤其大型企业和事业组织单位每天都面对着各种各样复杂的资料和消息，要处理各种各样的问题，要想高效利用这些资料，不得不加强对这些资料的管理，应用先进的现代科学技术，整齐有序地整理和规划这些包含大量重要消息和资料的档案文件，使相关工作人员及时迅速地获取和处理这些信息，解决相应问题，这是使事业单位有效运行、高效完成工作和任务的重要途径和保障。
关键词：
事业单位；档案；信息化管理；方法策略
古往今来，很多重要资料都是通过文件档案记录和整理的，如历史文献的记载、办公文件等，之所以选择文档，是因为这样比较方便查阅，便于管理。当然，随着时代的发展，文章的载体已经悄悄发生了变化，由古代的纸变为了现代的新网络，以前把相关信息都记录在纸质文件上，而现在则不同，科技在不断发展，人们收集和整理信息的方式和途径逐渐多元化。但有一点不变的是，对这些文档的整理工作相当重要，因为对这些文档进行管理是否节省成本和原料，是否科学合理，将极大地影响工作效率，影响人们对其进行使用的便利性。
一、当前我国文档管理工作存在哪些问题
经过长时间发展，我国在事业单位文档管理工作方面已经积累了一定的经验，但是纵观整体，依然存在一些问题。
1.专业从事工作的人员不足。
在这一工作中，很少有人有丰富的经验和专业的管理知识，单位很少对工作人员进行专业培训，导致工作人员整体素质比较低下，达不到工作规定的要求，工作时不懂得如何科学合理地对文档进行整理和分类。另外，进行文档整理时，工作人员没有专业知识，容易发生无意间损坏文档的事情，如较陈旧的纸质档案一不注意就容易破损，而保存在电脑上的文档则可能由于工作人员不当操作而消失或者缺少。
2.高层工作人员没有意识到文档管理工作的重要性。
很多高层工作者并未把这一工作放在心上，认为这一工作的处理无关轻重，因此派一些没有学习过专业管理知识也没有经过培训的员工进行这一项工作，其结果就是文档管理不合理，查阅不便，大大影响其他工作进行，降低单位的整体工作效率。很多领导往往忽略这一问题，没有清醒地认识到做好文件档案的管理工作是做好其他工作的基础。
3.对文档的管理不科学不合理。
很多单位对文档的管理固守传统，没有跟上时代的步伐，没有借鉴现代科学合理的方法，也没有借助高超的科学技术，使文档便于管理，便于查阅。如传统纸质档案会因为各种意外而损坏，导致一些信息丢失，因此相关工作人员应该借助电脑等工具和互联网技术对相关档案进行存档，防止其意外丢失，同时要进行整理和排序。
二、实现信息化的重要性
1.有助于提高工作效率。
实现信息化将更有利于管理工作进行，使工作人员对文档的管理更便利、更省力［1］。
2.便于查阅。
将文档进行整理、划分后，实现资料信息化，便于阅读者快速操作，进行查阅［2］。
3.有利于保障文档的安全。
对文档进行信息化处理之后，能有效防止相关文件丢失和损坏，有的记录在纸上的文档会因为潮湿等原因出现字迹模糊不清等问题，或者由于虫咬出现破损现象，甚至出现缺页情况，导致信息不全情况。如果借助网络对这些档案加以处理和保存，就能有效避免不理想情况产生。
4.有利于为人民带来利益。
对文档进行合理管理后，将大大提高事业单位的工作效率，为人民群众创造更多利益［3］。
三、如何实现信息化
1.加强信息化管理宣传，使工作人员认识到其重要性。
要想实现信息化这一目标，首先必须做到的是认识到这一工作的重要性，工作人员应当了解文档管理工作的作用和影响，以及做好后的积极结果和做不好的严重后果，只有清醒地意识到这些，才能真正认真地对待这些工作。提高重视意识，必不可少的就是宣传，这也是最有效的方法，在单位加强宣传，让上至上层领导下至基层员工都能理解文档管理的重要性，那么大家自然就会努力做好这项工作，大大提高单位资料的管理效率，有利于创造更多利益。
2.科学合理管理文档。
工作人员应当及时更新知识，充分利用现代化科技手段完成文档整理和保存工作。首先必须对各种资料进行合理归类，然后仔细检查这些文档是否有缺损，是否需要补全资料，最后将文档进行有序整理，使其便于查阅。总之，工作人员要仔细认真对待工作内容，规范化地操作，使工作有条理地完成，这样能避免一些不恰当的操作失误带来的文件破坏或者丢失。另外，工作人员的规范操作有利于提高单位工作效率，为其他人员工作减轻负担，带来轻松。
3.加强对人才的培养。
毫无疑问，要(）想很好地完成这一工作，需要具有更高素质、更强能力的人执行。因此，事业单位应当招聘具有专业知识的人员进行操作，但是，由于精通档案管理的人才比较缺乏，而且学习了专业知识的人有理论，但不一定有实践经验，因此，单位应当定期对相关工作人员进行培训，既能不断为其补充专业知识，有利于总结更多经验，又有利于他们及时更新知识，跟上时代步伐，更好地利用现代信息技术完成工作，优化工作方法，提高工作效率，保证工作质量。
4.加大资金投入，创造良好的工作环境。
要想做好这一工作，硬件设备和外在条件也很重要，如优良的硬件设备便于工作人员更轻松、更精准地操作，舒适的工作环境有利于工作人员身心愉悦，从而提高工作效率，因此，单位应当加大资金投入，为管理工作人员配备良好性能的设备及空调等其他硬件设施，将更有利于工作高效进行和目标实现。
四、总结
随着时展，我们需要对信息进行收集和整理，其中一个很重要的工作就是档案管理。然而，在这个信息量巨大且复杂的社会和时代，这一工作变得困难，因此要加强信息化管理，将对单位发展和社会进步创造巨大推动力。
参考文献：
［1］粟盛民。提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略［J］.东方企业文化，2013，16:128-129.
在当今网络环境的影响下，电子档案离不开网络，电子档案的存在和发展需要网络给予支撑，同时也离不开科学技术的支持。随着计算机网络中一些病毒的侵入，在这种网络环境下，就要保证电子档案的原始性，使其原有的档案信息不会被破坏，对比较特殊的电子档案，要确保原有的电子档案信息的真实性，以防止出现电子档案信息失真的情况。为了确保电子档案信息的原始性，要转变电子档案的储存方式，利用纸质的方式保存电子档案原始信息。
二、采用先进的电子档案管理软件
电子档案与纸质档案在很多地方都有着类似的属性，最大的区别在于整理的方式与媒介不同。纸质档案是通过人工手写的方式逐步完成，主要突出的是手写形式，以纸质为媒介；而电子档案则是通过电子计算机进行操作，主要突出的是电脑形式，以网络为媒介。电子档案的产生和发展都离不开网络的变迁，网络由最开始的聊天、交友、查看信息等基本功能发展至今扩充到了各行各业的各个领域，网络化实现了真正的一体化发展，档案管理也随之共同发展。现在网络上出现很多种类的专业电子档案系统，从电子档案的目录编制、关键词设置、内容简介、索引等各类主题入手，将电子档案进行规范录入与编制，从而使电子档案的查找能够更便捷，提高电子档案的利用率，为电子档案管理人员及利用者带来便捷的专业体验。同时专业性的电子档案软件也能够在一定程度上为电子档案加密，保证电子档案信息的安全。
三、做好电子档案的安全管理工作
无论是电子档案还是纸质档案，都具有同样一个属性，这就是保密性。电子档案在分类中也包含了普通档案、机密档案、绝密档案等，即便是普通档案在多数情况下都是带有一定的保密性，会根据不同利用者的职务以及工作进行控制利用，采取档案保密措施，很多时候都是禁止所有人阅读，只对特定人群开放的，因此就需要档案管理工作一定要重视档案的保密性，保证档案拿取、录入等流程中信息的安全。电子档案以网络为依托存在，通过互联网进行录入、保存、利用等环节操作，就更应该注重保密性，做好安全管理工作，以确保档案内所涉及的机密内容安全不泄露。网络是一个整体板块，在很多领域可以通过电脑软件进行互通并交换信息，并且网络安全也是目前无法完全解决的问题，基于科技之上的安全隐患也是随时都有可能成为威胁网络系统的杀手，面对这些问题，电子档案管理人员可以采用系统权限设置或者密码设置，做好密码保护并且及时根据网络使用情况检查网络相关软件是否正常，从根本上解决网络安全隐患问题。
四、确定专人负责电子档案的管理
档案管理是持续性很强的工作，工作内容枯燥繁杂，需要档案管理者具有相当程度的耐心与细心，将各类档案材料分类整理保管，并随时为档案利用者提供帮助。因此，需要有专职人员负责档案的管理工作。网络信息时代下的电子档案更需要有专人负责。因为只有在有专人负责的情况下才能更妥善地对电子档案进行汇总与整理，才能够专心致志地处理电子档案的内容，保证电子档案信息的准确性与实体的安全性，确保电子档案的收集、分类、整理、归档、保管、利用等各个环节有序开展。
五、增强电子档案管理的服务功能
建立科学完善的电子档案数据库，这样可以方便一些档案研究者更好地查阅所需要的信息资源。因为现代的电子档案管理和以往比较传统的电子档案管理存在着很多不同之处，所以要跟上现今网络环境下电子档案管理的步伐，以实现电子档案的网络化管理。实现网络化电子档案管理，必须增强电子档案管理的服务功能，只有服务质量上去了，才能充分发挥电子档案管理的实效性，才能更好地为需求者服务。要实现使用全程的在线电子档案网络服务，扩大档案管理的局域网，加快促进电子档案信息资源共享步伐。
六、结语
关键词：科研文档管理；SSM框架；MySQL数据库
近年来，信息化管理发展迅速，科研管理信息化建设逐渐增强，导致学校科研项目涉及到的电子文档快速累积和增长。目前我校的科研文档管理处于隔离状态，各学院科研文档分散在层级之间，难以整合，文档内容难以相互借鉴，价值难以发掘。存储方式以纸质文档格式存放在资料室，电子版存档到光盘中，或者存放在某台电脑的磁盘中，数据共享成为难题。针对上述电子文档存储、利用存在的问题，开发一个统一存储管理、可快速检索、信息共享的文档管理系统。
1相关平台与技术
科研文档管理系统数据存储采用MySQL数据库，文件存储采用FTP系统，选择Java作为开发语言，应用ring、SpringMVC和Mybatis框架。前端界面基于BootStrap框架，从而设计简洁易用、高性能、高可靠性的文档管理系统，一满足学校管理人员对科研文档管理系统的使用需求。
2项目分析及设计
2.1高校文档管理系统面向群体。系统主要是为校内专业技术人员科研工作量积分标准提供评分数据。需要将各位老师的科研文档进行建档管理。其中科研项目的分类主要有成果获奖、学术论文、专利、公开出版学术书籍、成果转化、论证报告等几大类。每种类别的录入指标包括文档名称、颁奖单位、获奖级别、本人排名、本校排名、申请经费等。一般根据获奖类别与教师排名进行打分，作为考核依据。
2.2高校文档管理系统功能分析。1）基础数据管理模块。基础数据主要是对系统使用人员信息管理，系统使用人员主要包括系统管理员、本校教师等两大类。管理员管理主要包括系统管理员的添加、修改密码、登录退出功能；教师信息管理主要包括教师学院信息管理、教师信息添加、教师数据批量导入、教师登录退出等功能。2）文档上传模块。文档上传模块的目的是将我校各位老师所申请、发表的科研文档项目电子稿录入到本系统中，进行数字化管理。文档类型主要分为以下几种类型：成果获奖、科研项目、学术论文、专利、公开出版学术书籍、成果转化、论证报告等。3）文档检索模块。文档检索模块是为了系统使用者在使用过程中能够检索已经录入到本平台中的科研文档数据。虽然上传的文档类型不同，各种类型的录入信息结构不一致，本模块致力于开发一个统一的界面，用户只需要输入教工号、文件名等关键字就可以搜索出相关的文档。
2.3高校文档管理系统项目技术架构。一台网络服务器，用于接收用户的请求和响应；一台数据库服务器，用来保存或者查询数据；一台文件服务器，用来存储用户上传的电子文档以及读取文档用于文件预览和下载。
2.4高校文档管理系统的数据库设计。数据库设计实是在需求分析的基础上，设计出能够满足用户需求的各种实体，以及他们之间的关系，为后面的项目涉及打下基础。概念结构是独立于实际数据模型的信息结构，必须将其转化为逻辑结构后才能进行数据库应用的设计。也就是将概念上的结构转化为数据库系统所支持的实际数据模型。对本项目而言，该数据库系统应该具有以下特点：结构合理，对一个人员简历多条记录；所建立的数据冗余性小，独立性强；查询、增加、修改、删除快速而准确保密性好，可靠性强。
3结论
本系统实现一个数字化的科研文档管理系统，为教师提供了一个统一的文件存储、检索、分类统计管理平台，为教师工作量考核提供便捷、高效的查询接口。对专业技术人员科研工作量制定了评分标准，通过本系统，可以快速、直观的对各位老师的科研项目进行数字化记分，避免了手工统计过程中出现的错误。另外，将所有教师的科研文档进行统一存储，可以提高科研文档的管理效率以及文档的使用价值，以便其他教师进行文档的参考，又解决了科研文档管理过程中出现的统计难、检索难、管理成本高等问题，为学校的科研文档管理作出相应的贡献。
参考文献
[1]庞春辉。基于Web企业管理系统的设计[D].大连：大连理工大学，2008.
[2]蒋黔贵，董膺，邵宁。斯达信息化与管理创新[M].北京：中国经济出版社，2002.
[3]卜佳旭。基于MVC模式企业信息管理系统设计与实现[D].大连：大连理工大学，2008.
关键词：海洋石油项目；文档管理；沟通管理；文档控制
引言
文档管理工作在国际海洋石油项目中是最基本的管理环节之一，在涉外项目中起着举足轻重的作用。文档管理现阶段已经不仅仅是简单的文件存储和发送，而是文档信息过滤和再加工的管控过程。由于长期对文档管理工作的轻视，文档管理工作的数据挖掘和信息再加工能力被忽视。随着国际海洋石油项目的开发越来越活跃，对文档管理工作的探索研究就显得尤为重要。良好的文档管理工作可以进行提前进行信息预警，为其他专业板块例如合同变更索赔、技术优化、设备物资管理工作都可以起到推动作用。
1国际海洋石油项目文档管理工作特点
国际海洋石油项目文档管理工作具有涉外性、复杂性、及时性等特征。涉外性主要反映在国际项目的业主来自不同的国家民族，项目文化具有多元化的特性。其中某些文化还带有强烈的宗教特征，例如中东海洋石油项目的团队成员就来自不同的国家，具有不同的语言和宗教文化背景。这些文化差异性在文档管理过程中都会体现出来。复杂性主要反映在国际项目的操作地理位置比较复杂，基本上涉外的海洋石油项目地理位置都比较艰苦和偏僻，大部分位于沙漠地带边缘或者是高温的海上环境。这些都给现场文档管理处理跟踪带来了极大的挑战。及时性主要反映在国际项目比较特殊，文档管理工作都需要迅速地处理完成。通常国际时差在快速处理过程中往往是困扰因素之一。尤其是在技术文件传递过程中需要快速性，文件传递的滞后往往会带来巨大的设备物资待机费用。文档管理工作还具有顺畅沟通的作用，项目团队内部沟通、信息交流的方式和措施如各种例会、日会、周报月报等。与公司管理层的沟通表现在项目重大问题、关键决策点如何向管理层汇报，明确项目重大作业简报的编制和报告流程。与业主的沟通表现为在分析合同特点和业主的特点的基础上，针对易产生问题的关键点制定出应对解决的策略，提出沟通的具体方法。包括日常管理沟通、重大问题沟通、项目变更沟通策略。与分包方及分供方的沟通表现为在分析分包工作及采办工作难点的基础上，在关键环节和重大事项提出对分包商和供货商的沟通协调要求。
2国际海洋石油项目文档管理工作表现形式
项目组内部沟通通过电话、电子邮件、面谈、现场沟通等方式及时处理，以减少不必要的纸质文件传递，避免延误时间；如有重要事项，可通过备忘录发送。本项目向其他项目组发文时使用“备忘录”，拟稿人拟稿时向项目组文控工程师索要备忘录编号，待完成备忘录后自行找项目经理或授权人签字，备忘录签字后将纸文件交给项目组文控工程师，由文控工程师扫描发出并做好登记、存档。项目其他各类项目文件均有编号，拟稿人拟稿时向项目组文控工程师索要文件编号，各类文件模板见共享盘。项目各类技术文件（含图纸），如需报业主审批，则一律使用双编号，即业主文件编号，按照业主文件编号规定及内部文件管理规定的两套编号分别执行，且一律使用中英双语编写；报业主阅知的技术文件，则不需使用双编号。与业主日常沟通建议通过电话、电子邮件、面谈、现场沟通等方式及时进行，以减少不必要的纸质文件传递，避免延误时间。与业主沟通时，如非业主要求和重大事件，不建议过多使用正式文件。除上述与业主沟通方式外，正式文件主要使用信函、技术疑问单等。文控沟通方式如图1所示。技术文件通过文件传送单传递，并需上传至业主文件管理系统；与业主来往信函、技术疑问单及其回复、业主发的CSI(ContractSiteInstruction)则通过邮件传递。根据合同要求，海工向业主提出的技术疑问单业主需在5个工作日之内进行回复，项目组文控工程师需做好跟踪，对于逾期时间较长但未收到业主回复的技术疑问单，需发邮件给业主进行督促。根据合同要求，报业主审批的技术文件，业主审核报审批文件的时间为10个工作日；业主返回批示带意见即批示代码为B或C（业主批示代码说明：A为无意见，可直接用于现场施工；B为有部分意见，可根据业主意见进行现场施工，同时需对此文件进行升版并重新提交；C为不可接受，不可用于现场施工，需对此文件进行升版并重新提交；IO为仅用做参考），需根据业主意见对此技术文件进行升版，且需在10个工作日内完成文件升版报业主审批，直至业主返回批示无意见。项目组文控工程师在此环节中需做好跟踪落实，及时督促各相关专业做好文件升版工作。
3国际海洋石油项目文档管理执行策略
4总结
文章以国际海洋石油项目多元文化为背景，总结并梳理了国际海洋石油项目的文档管理要点和着重点，为后续海外项目文档管理奠定了标准流程和操作规范。
参考文献
[1]黄海滨。基于邮轮穿梭工况的海洋石油平台靠泊碰撞损伤风险分析[J].中国水运，2018(5):31-32.
[2]黄海滨。基于SAFETI软件模拟的海洋石油平台火灾爆炸风险源分析[J].装备制造技术，2018(2):239-242.
[3]黄海滨。海洋石油平台建造阶段作业风险管理研究[D].天津大学，2011.
[4]黄海滨。基于海盗袭击模式的海洋石油工程船舶水运风险分析[J].珠江水运，2020(3):20-21.
[5]黄海滨。基于线性回归的沙特海域KCROP项目钢质浮筒腐蚀因子分析[A].2012中国钢结构行业大会，2012.
[6]黄海滨。基于LMTD数学模型的沙特KCROP海洋工程船舶冷却系统改造设计研究[A].中国石油学会石油工程专业委员会海洋工程工作部2013年学术年会，2013.
1.1综合性文档管理问题
患者的检查结果、诊治过程记录等更新不够及时，工作过程中存在较强的被动性，缺乏目的性，无法实现资源共享。如部分患者的检查结果发生遗漏登记的情况，这主要和工作量大、人员分工不明确、资料无备份、信息资料收集渠道单一等因素密切相关，综合性文档的遗失可对患者的诊断、治疗等过程造成非常不利的影响，也容易导致错诊、漏诊及医疗纠纷事件的发生，建立起完善的电子档案管理体系和医疗互联网络变得非常必要。
1.2管理性文档管理问题
各种管理制度、政策性文件常常由于人员的培训、文件撰写的需要而被调阅，但由于未能建立期信息化的文档调阅及登记制度，一些管理文件长时间地滞留在借阅人处无法归档，部分文件还出现外借、遗失、借阅人缺失登记等情况，给其他实习医师、医学专业学生及医疗人烟的教育培训、文件学习及整个医院信息系统的安全性造成了极大的威胁。
1.3记录性文档管理问题
该类文档包括的文件、资料数最多，涉及的范围也最广，且往往需要在较短时间内进行同步更新，因此在文档记录过程中存在的问题也最多。首先，该类文件缺乏明确的分类和有效的保存，而模糊的分类也给资料的查找带来了较大困难，有些资料还出现了文档题目和内容不一致的情况；其次，重要资料如基建合同、实验数据、评价结果等文档的安全性也存在隐患；再次，文档记录的错误较多，如文档装订、文档格式、目录编制等错误较多；最后，缺乏电子记录的升级、转让和备份。
2医院文档的信息化管理策略
2.1医疗性文档信息化管理策略
通过以上分析知，综合性文档管理过程中体现的最主要的问题是工作量大和工作效率低下，这和没有建立起完善的电子健康信息、电子诊治档案的信息化管理体系紧密相关。因此在当前的新形势下，医院应加大对于医疗信息化的资金投入，建立起完善的健康信息和诊治过程记录的数据库，并通过开发操作控制系统在保障医疗资料的安全性前提下充分实现医疗人员对以上记录的实时调阅、补充完善、文档管理和网络共享，这样可有效提高医疗性文档的信息更新、信息处理和信息备份的工作效率，同时也拓宽了信息收集的渠道，并通过医疗领域内的数据和经验共享提高了临床诊治效果，可有效减少医疗纠纷的发生。
2.2管理性文档的信息化管理策略
对于管理文档的归档问题，与加强指定人员对明确的归档时间、文档调阅人登记工作的管理强度相比，建立起信息化的文档调阅系统更具有优越性。通过建立该系统，可使文档借阅人的有关于管理文档的一切活动如文档调阅时间、文档名称、借阅人姓名、部门、联系方式等都有据可查，且使文档管理过程和借阅人的文档调阅过程更加方便，另外对接近归档时间的文档借阅者还具有提示作用，而信息化文档调阅系统在管理性文档的管理中也具有广阔的应用前景。
2.3记录性文档的信息化管理
针对该类文档文件和资料数多、涉及的范围广、记录更新速度快等特点，通过建立文档电子信息台帐将非常用性资料分为合同类、科研类、教育类、管理类等记录，并根据其重要程度将其分为一类(合同、科研)、二类(教育、管理)和三类(其他)文件并做好相关文档属性、信息资料的电子备份；另外对于部分常用文档还可分科室进行电子备份、保存和相关管理，这样也有助于实施分级管理、缩短查找时间、利于信息快速更新并最终达到提升工作效率的目的。
3总结