档案管理知识【最新3篇】

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档案管理制度 篇1

(一)档案工作制度

1、档案工作是测绘管理工作的一部分,须有一名领导分管。

2、档案人员应及时将上级档案部门的有关指示向分管领导汇报,以便及时了解档案工作动向,掌握房产测绘档案工作。

3、档案工作由分管领导负责,对档案员进行业务指导,在档案移交时检验案卷质量。

4、遵照“集中统一管理”的原则,测绘档案应集中存放在测绘档案室,实行统一管理。

5、根据国家有关档案管理的规定,结合单位档案工作的实际适用测绘实际的保管期限表、归档范围等。

6、建立以档案员为骨干的档案工作网络,定期检查。

7、编制各种检索工具、参考工具,积极为测绘管理提供便利,及时做好登记和统计工作。

8、档案人员应加强学习,不断提高思想觉悟和不断更新业务知识,使测绘档案工作更趋规范化、科学化。

(二)档案工作人员岗位责任制

1、档案工作人员必须严格遵守《中华人民共和国的档案法》和《保密法》规定的各项条款,依法办事;认真贯彻执行档案工作的各项规章制度

2、指导各部门的立卷人员和专业技术人员按时做好文件材料的收集、立卷归档工作,努力提高案卷质量。

3、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作,熟悉所保管的档案情况。

4、做好档案的利用服务工作,编制多种检索工作和参考资料做到调卷及时迅速、准确无误。

5、做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等安全防护工作,维护国家的档案不受损失。

6、刻苦学习档案业务知识,提高业务能力和学术水平,努力实现档案管理科学化、现代化。

7、遵守保密制度。未经批准,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得泄露档案的机密和内容,确保档案机密的安全。

(三)档案资料归档制度

1、凡是委托测绘的成果及图纸、草图等均属归档范畴。

2、各种资料的形成积累立卷和归档工作是档案员的任务之一,应列档案员的职责范围,建立岗位责任制,同时搞好档案集中和统一管理工作。

3、在工作中形成的具有保存价值的文件资料,均应整理立卷后归档,由档案室统一管理,不得分散在部门或个人手中。

4、每月底以前,档案员必须将上一年度档案材料按要求整理立卷归入处室档案,并将其档案材料存放档案室。

5、凡归档的案卷必须编制归档档号、案卷号、填写案卷目录及卷内文件目录,做好向档案室移交的准备工作。

6、部门移交案卷时应经档案室工作人员验收,移交时应履行移交手续,填写移交清册。

(四)档案库房管理制度

1、努力创造条件实现档案现代化管理,使库房管理更趋科学化。

2、库房由档案人员负责管理,并负责每天检查门窗电的开关情况。

3、库房必须具备防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护条件,并每月检查一次,发现问题及时处理。

4、明确各类档案的界限,实行分类分柜存放保管。

5、库房必须具有专用橱柜,并被有必要的安全保护设施,以确保档案的安全。

6、非档案室工作人员不得进入库房,查阅档案不得在库房内进行。

7、库房内不得堆放其他物品,以保证库房的整洁。

(五)档案保密保卫制度

1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。

2、档案室设专用档案库房,配置专用档案橱柜存放档案。

3、档案室内应设置阅览档案室,建立监阅制度,防止失密、泄密。

4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理,钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时,必须办理交接手续。

5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家,或探亲访友,或出入公共场所。

6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料,不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密;不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔,一律按保密纸处理或销毁。

7、非档案人员不得进入库房,不得在库房中接待亲友。

(六)档案资料借阅制度

根据《档案法》和有关规定,特制定本制度。

1、外单位查阅档案,应持单位介绍信

2、查阅各种档案必须在查阅室进行,未经同意,不准私自带走。

3、凡查阅利用本单位重要的机密档案或在一定范围内控制使用的档案,应经单位领导同意。

4、档案严格控制借出,如确因工作需要,应经本单位领导批准,借出时间一般不得超过三天。借阅期间,要确保档案的安全。

5、利用档案者,必须注意保守机密,不得任意泻漏和向外公布。

6、查阅档案,必需注意保护档案不得在文件材料上圈点。批注、勾画、污损,更不得拆卷抽取;撕毁原件,违者将依据《档案法》规定追究责任。

7、对利用档案产生了明显经济效益和社会效益的典型事例,利用者责任向档案室提供信息反馈。

(七)档案销毁制度

1、档案销毁必须经校领导和上级主管部门负责人审核同意。

2、凡需销毁的档案必须编造清册,并撰写包括:本单位和卷宗的简短历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告。

3、销毁档案时必须有两人以上进行监销,在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期,并需签名盖章以示负责。

(八)档案保管制度

1、档案库房和档案柜、资料架要统一编号,档案、资料要按全宗和分类顺序排列整齐,

重点档案和一般档案要分别保管并定期检查,对破损和模糊不清的档案、资料及时修复和复制。

2、认真落实档案库房的八防措施。库房内严禁吸烟和存放易

燃品,库房内外放置灭火器材,以应急需;库房门窗要装置防盗设备,及时关开、上锁,钥匙由专人专柜保管,不得随身携带;经常清扫、整理库房内外和橱架内外的清洁卫生;注意观测库房温湿度,尽量控制在规定标准;每年四月份放置一次杀虫剂,并视情况及时采取措施,防止鼠咬虫蛀。

3、对档橱、架要经常进行保养,防止锈蚀,保持美观清洁。

4、档案人员每年对档案保管情况进行一次全面检查,并作记录。

(九)档案统计与汇报制度

档案统计,是掌握情况,分析和研究档案工作问题的一种有利工具。加强档案统计工作是提高档案科学管理水平的必要措施和重要标志。为进一步加强档案统计工作,特制度如下统计制度。

1、办公室要指定专人兼管档案统计工作;负责全校档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作;负责上级档案部门需要的各种报表的填报工作。

2、抓好档案统计的原始记录工作。档案的登记是档案统计的基础,应结合实际,做好各项原始材料的登记,主要包括下述内容:卷内目录、案卷目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记。

3、建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据,按上级部门的要求及时报送各种报表。到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误。

4、上级档案部门需要的各类报表,要按时间要求,准确无误地报出,所报各类数据不得弄虚作假。

5、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行,随时保证档案与帐目相符;每年底对本年度的各类数字要进行综合统计,形成完整的统计资料。

档案管理办法 篇2

为使我校档案、资料管理标准化,规范化,充分发挥档案资料在教学、科研、管理等各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及学校的相关要求,特制定本办法。

一、目标任务

档案资料的收集与管理工作是学校的重要基础工作之一。学校在教育教学中形成的有保存价值的文字、图表、图片、声像等不同载体的文件材料,是学校办学的宝贵历史记录。学校档案按照统一管理,分级负责的原则,对学校在招生、教学、科研、管理中形成的文书档案由学校综合档案室统一管理。不准分散保存,确保档案完整、准确、安全,更好地为教育教学服务。

二、管理机构及职责

1.学校成立档案管理工作领导小组,由院长任组长,院办主任为副组长,成员由院办及相关职能部门的'负责人组成。在院办下设学校综合档案室,配备专职档案管理人员。各系(部)、处设一名兼职档案管理员,负责部门的文档资料收集、整理、移交,学校各单位应当在每学期期末(第十九周)前移交档案,学校综合档案室在第二十周完成整理归档工作。

2.综合档案室的主要职责:

(1)对学校各系(部)处形成的文件材料,教育教学活动中产生的文字、声像、图片的收集、整理、立卷、归档。

(2)编制年度档案工作统计表,对不同保管期的档案进行鉴定;对无保存价值、保管期限已到的档案,报档案管理工作领导小组批准后进行清理销毁。

(3)严格执行保密制度,维护档案的真实性、历史性、完整性与安全。

(4)及时办理上级业务主管部门及领导交办的有关档案业务工作。

(5)档案专(兼)职人员要认真学习贯彻执行中华人民共和国《档案法》、《高等学校档案管理办法》及上级的相关规定,不断提高档案的科学管理水平,做好档案管理工作。

三、立卷归档流程。

1、形成与积累。学校各职能部门和教学单位均为立卷单位,分工归口立卷。每个职能部门应根据本部门历年文件材料形成的规律,预计新的一年可能产生的内容,参照附件,编制案卷目录。各兼职档案人员在平时要严格按文书处理制度做好资料的收集工作,根据案卷目录分别归卷。

2、立卷。立卷的原则:按内容、时间、重要程度和材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映学校各方面真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。各部门兼职档案员按文档卷类目将文件收齐归卷,并对文件进行调整,检查是否收集齐全完整、案卷之间材料归卷是否统一、各案卷中材料保存价值是否有差异。案卷材料数量一般不超过200页,对同一问题材料数量多的,宜酌情适当分卷,内容单一、文件数量少者可组薄卷。

3、卷内材料。卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的顺序排列;档案材料纸张一律用A4纸,图件按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面;对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补和裱糊,对较大的表格,要适当地折叠;拆除文件材料上的金属物;按顺序排页号,无论单面或双面,只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号的位置在非装订线一侧的下角;拟定正确的案卷题名。案卷题名一般不超过50字,一般包括责任者、时间、文件主要内容、文种和保存期限等;各卷均要填写卷内目录及备考表;装订要求底边和左边要齐整,无倒页,无漏订。

4、验收归档。学校各职能部门收集、整理的档案材料按学期移交,各级档案材料于每学期期末(第十九周)之前完成交接验收工作。移交档案时,移交双方必须当面检查验收,检查文件材料是否齐全完整,排列、书写是否符合要求,标题是否确切,凡不符合规定要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正补交;移交时填写移交目录。移交目录一式两份,双方各执一份。

四、分类方法及收集的内容。学校收集档案资料的内容按《高等学校档案实体分类法》的要求并结合我校的实际进行收集。(见附表)

五、档案的借阅。凡因工作需要必须查阅学校档案,均应按规定办理手续,填写《档案借阅登记簿》。对借出档案,学校档案管理员要按期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校按规定严肃处理。

六、本办法解释权归zz职业学院学院办公室,自公布之日起执行。

档案管理制度 篇3

1 公司安环部对每位职工要建立“职工安全教育培训档案”,档案要详细记录每位职工所接受的教育培训情况,职工档案和考试成绩试卷应保存完好。

2 档案记录要实事求是,不得造假。公司安环部要对各车间的档案及记录情况不定期进行检查,对发现的问题要及时纠正。

3 “职工安全教育培训档案”由安环部和车间各执一份,并妥善保管,工作调动要及时将档案转存。

4 职工调动填写“职工调动记录表”(附表一)随职工安全教育档案一并转入相应车间。

5 职工各种考试试卷力求内容相对丰富,禁止内容过少或长期使用同一份试卷。

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