【（一）秘书的职业特征】
服务的直接性和稳定性。
知识化和专业化。
年轻化和女性化。
【（二）秘书日益成为现代社会急需的软人才】
秘书是“软人才”中的代表之一。
秘书的职业通道很长，中国加入WTO，为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。
工作性质
【（一）秘书的根本性质——辅助性】
1、辅助性是秘书部门天生的属性。
2、辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求。
3、辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的。
【（二）秘书工作的特征】
1、中介性
秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。
2、直接性
秘书工作的'直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上。
3、全面性
是体现在职能辅助的全面性上。
是体现在过程辅助的全面性上。
4、服务性
人们把秘书工作比喻为“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，把秘书工作说成“没大没小，没完没了”。
5、被动性
秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。
秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。
6、潜隐性
秘书工作的潜隐性表现在三个方面：
活动名义的假借性。
活动过程的幕后性。
劳动成果的潜在性。
7、机密性
对重要信息进行保密工作。
1、秘书服务的根本对象是领导者；
2、秘书活动的基本方式是处理信息和事务；
3、秘书活动的根本性质是辅助性。
（一）秘书的知识结构
秘书的知识结构就是秘书工作所需要的知识，就是秘书工作能力形成需要以之为基础的知识及其构成状况。
秘书工作的综合性，要求秘书具有较宽广的知识面；秘书工作的专业性，要求秘书具有较扎实的专业知识。
1、基础知识层次
基础知识层次是秘书知识结构的根底，是秘书知识结构中起基础性作用的那部分知识，是构建秘书知识结构的基本条件。基础知识不仅要扎实，而且要宽广。
（1）文化基础知识
秘书具有的文化基础知识，一方面是社会科学基础知识，另一方面是自然科学知识。高中文化程度，是国家对所有政府机关干部的共同要求，也是秘书人员应有知识的最低层次。如汉语知识、科学知识、历史知识、外语知识等；
（2）理论基础知识
掌握基础理论知识，是提高秘书素质的基本条件。如马克思主义基本理论、经济学知识、党的基本政策；
（3）法律基础知识
法律基础知识是秘书从事秘书工作的重要依据。秘书工作要规范化，首先要求秘书人员掌握基本的法律知识。
2、辅助知识层次
辅助知识层次指的是虽非秘书专业知识但又与秘书专业知识相关的知识，是一种带有辅助性的知识。
（1）传统学科，主要包括文学、美学、法学、新闻学、伦理学方面的知识和心理学知识
（2）新兴学科，主要有管理科学知识、社会交际知识、软科学知识及其他相关学科。
3、专业知识层次
专业知识层次是秘书知识结构的核心部分和基本层次，指的是从事秘书工作所需要的专门业务知识，是一种带有一定方向性的知识，是形成秘书职业特色、与秘书工作目标密切联系的部分。它由两个部分组成：
（1）业务知识
主要指秘书业务知识，这是区别于其他专业的重要标志。大体包括：普通秘书学；分支秘书学（如行政秘书学、企业秘书学、科技秘书学、涉外秘书学、基层秘书学、高级秘书学）；秘书写作学；秘书心理学；文书学、档案学、公文写作学等方面的知识；调查研究、会务工作、信访工作、机要保密、组织协调、办公自动化等方面的知识。
（2）行业知识
秘书必须掌握以下必要的行业知识：了解所属行业知识的总体构成和知识门类；了解所属部门工作的任务和特点；深入掌握工作中使用频率较多的知识；懂得行业的管理知识
注意：A、当今比较合理的秘书知识结构，应该具有以下几个特性：中心性；宽阔性；动态性；层次性。
B、建立合理知识结构的方法和途径是：勤奋好学是成功的前提。另外，要注意知识的积累，要注意知识的更新，要注意知识的充实。
（二）秘书的能力结构
秘书能力是指秘书人员在实践中完成秘书工作的本领，也就是说秘书能力只能通过秘书的一系列活动才能显示和发展。
1、基础能力
指秘书从事秘书活动所需要的能力，是从事秘书工作的基本条件。
（1）秘书的观察力
一个人所获得的信息有80%—90%是经过视觉而来的。秘书的观察力应重点置于领导和社会两个方面。良好的观察力要求：要有目的性、条理性、敏锐性。
（2）秘书的记忆力
良好的记忆力表现为：记得快、记得准、记得多、记得牢。良好的记忆方法：编组法、提要法、推算法、形象法等。
（3）秘书的思维力
思维力在秘书的基础能力中居核心地位。思维力强的表现在于：思维要宽阔、要深刻、要灵活、要新颖。
（4）秘书的想象力
想象力在秘书工作中尤其是创造性的工作中意义十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有现实性、丰富性、新颖性。秘书要有良好的想象力，首先要丰富大脑的表象和知识储备，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如类比、联想等。
2、专业能力
（1）阅读能力
秘书阅读能力的一般要求是：要准确、要快速。秘书阅读能力的'培养，首先要有较好的知识结构，其次要注意其他能力的发展，最后要有科学的阅读方法。
（2）写作能力
即书面表达能力，这是秘书的基本功，是文字秘书的“看家本领”。秘书写作能力，主要是指各种应用文的写作能力。秘书写作能力的一般要求是：要准确、简洁、规范。
（3）说话能力
即口头表达能力，秘书说话能力的一般要求是：要发音正确，要表达简练，要语气措辞得体。提高说话能力的途径：首先要多说，其次要多想，此外要注意其他方面的修养和磨练。
（4）办事能力
秘书的基本职能就是办事。秘书一般办事能力的一般要求如下：要熟谙办事之道，要善于相机行事，要善于接人待物。
3、特殊能力
指秘书从事一些专门秘书工作所需要的能力，它带有个性特色，是造成秘书能力结构个性差异的重要方面。
（1）协调能力
指运用协调原理和方法使各方面保持秩序化、科学化的能力。一般要求是：要掌握协调依据，熟悉政策法规，不搞“随意性”；要掌握协调原则，使协调有根有据；要选择协调方法，针对不同的情况和对象运用各种不同的协调方法。
（2）调研能力
一般要求是：要有计划；有科学的方法；有较强的洞察力；要善于与被调查者迅速沟通，取得对方的信任。
（3）操作能力
主要包括打字、复印、微缩、摄影、录音、录像、编辑、校对、速记、驾驶等。
（三）秘书的心理素质
秘书的心理素质，指秘书在心理过程、心理倾向和心理品质等方面表现出来的稳定心理特点的总和，它影响着秘书的辅助行为、人际关系和自我修养。
1、秘书心理素质的构成
（1）秘书的兴趣
即认识倾向，常说的爱好。秘书的兴趣应具有以下几种品质：广泛性、中心性、持久性
（2）秘书的情感与情绪
情感是人们对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。秘书情感的品质是：要有道德感；要有理智感；要有审美感。
情绪是情感的基本形式，是人们对客观事物的态度体验。情感比较稳定而持久，情绪容易变化而不稳定。秘书的情绪按性质分为两类：即愉快的情绪；不愉快的情绪。按发生强度、速度和持续时间分为三类：心境、激情、应激。
（3）秘书的意志
良好的意志是秘书工作取得成效的保证，是自我修养不断提高的动力。
良好的意志应该具备的特征：要具有自觉性、果断性、坚持性、自制性。（相反的分别是：受示性、独断性；寡断性、武断性；顽固性、动摇性；任性）
（4）秘书的气质
气质是指人们比较稳定的心理活动动力特征。人的所有心理活动和行为都受气质影响，气质具有稳定性，但人的气质是千差万别的。气质的主要类型有：多血质（活泼型）的人、胆汁质（兴奋型）的人、粘液质（安静型）的人、抑郁质（抑制型）的人。
注意：
上述四种气质既有积极的因素，也有消极的方面，并不能决定一个人成就的大小。工作成就的大小主要是由一个人的工作态度和努力程度决定的。在实际工作中，对不同气质类型的秘书安排工作可以有不同的考虑。
秘书进行气质修养的途径：自我控制、职业环境影响、有意识地做一些与自己气质相反的工作。
（1）秘书的性格
秘书性格是秘书心理素质的核心部分。性格主要表现在两个方面：对现实的态度上和行动的方式上。
秘书健全的性格主要包括：要坚强执著而不固执；要敏捷灵活而不冒失；要开朗随和而不轻佻；要幽默诙谐而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人际关系，有利于适应环境，有利于身心健康。
2、秘书的心理健康
（1）影响秘书心理健康的因素
负担过重；舆论压力；关系复杂。
（2）秘书心理健康的标准
一个心理健康的秘书应具有以下的主要标志：智力正常；情绪成熟；行为协调；工作专注；关系和谐。
（3）秘书常见的心理障碍及消除
嫉妒：要正视自己的差距，停止与别人的比较，要有通过努力赶上或超过别人的积极心态，从病态的自卑或自尊中解脱。
焦虑：要增强自信，对未来充满信心，不为一时一事所困扰，不为一得一失而计较，努力去实现一个有意义的目标，
急躁：遇事冷静，处变不惊。
厌烦：树立正确的理想信念和工作目标，要有正确是思维方法，懂得厌烦是无济于事的。
自傲和自卑：树立正确的自我表现意识，从而保持心理平衡。
办公室文秘人员基础知识考试笔试题
导读：我根据大家的需要整理了一份关于《办公室文秘人员基础知识考试笔试题》的内容，具体内容：秘书人员要深刻认识秘书工作的普遍规律。下面是我为您精心整理的。篇一写作及语法知识 占 40 分考核内容：一、写两篇应用文（每篇 15 分）。1、学校领导。.。
秘书人员要深刻认识秘书工作的普遍规律。下面是我为您精心整理的。
篇一
写作及语法知识 占 40 分
考核内容：
一、写两篇应用文（每篇15 分）。
1、学校领导决定召开本学期高中班教学课时安排会议，时间定在1 月26 日下午 2 点，地点在学校行政办公楼三楼小会议室，要求高中部各课程教研组长，所有班主任参加会议。请根据要求事项以你原来所读学校教导处的名义写一份通知。
2、本校高中268 班张明同学代表学校参加全市数学竞赛，获得第一名，学校决定在全校通报表场，并发给 500 元的奖金。请根据以上内容，请以你原来所读学校的名义写一份通报表扬张明同学的文件。要求文件标题（由自己根据内容而定）收文单位、正文、发文单位落款，发文日期（随意确定）五项要素齐全。
评价标准：会议通知作为最常用的公文，要求要素齐全，层次分明，语法通顺，言简意赅，用精练的文字说明问题。
通报表扬的标题要能概括内容，除了说明要通报的具体事件以外，还应表达出通报表扬要达到的效果。
二、纠正病句（10分）
下面的句子存在语法上的错误，请找出其中的问题，修改成通顺的句子（每题 2 分）。
1、当我走进公司厂区大门，首先看到的是那高大厂房和从厂房里传来的机器轰鸣声。
当我走进公司厂区大门，首先看到的是那高大厂房，并听到了从厂房里传来的机器轰鸣声。
2、加强管理是生产高质量的保证。
加强管理是生产高质量产品的保证。或者改为：加强管理是提高产品质量的保证。
3、通过技术改造，工业废水排放达到了国家标准。
通过技术改造，工业废水污染物排放指标达到了国家标准。
4、公司在临沧建立了员工生活基地，并安排了上下班交通车，使员工的生活条件得到了改善。
公司在临沧建立了员工生活基地，并安排了上下班交通车，使员工的生活环境得到了改善。
5、通过技术攻关小组的不懈努力，解决了影响产品质量的原因，产品合格率由原来的90%提高到 95%以上。
通过技术攻关小组的不懈努力，解决了影响产品质量的问题，产品合格率由原来的 90%提高到 95%以上。
篇二
简述（分析）题 40 分
一、秘书人员的职业道德标准为以下8 条内容。
1、爱岗敬业、忠于职守；
2、服从领导、当好参谋；
3、遵纪守法、廉洁奉公；
4、任劳任怨、乐于奉献；
5、善于合作、严于律己；
6、文明礼貌、谦虚谨慎；
7、实事求是、勇于创新；
8、恪守信用、严守机密。
你对其中的第 1 条、第 4 条、第 5 条是如何理解的？
二、在你没有接触办公室工作之前，你认为秘书人员应该具备那些基本思想素质和专业知识，如果让你担任该职位工作，有信心做好吗？
三、你知道云天化集团企业文化中的核心价值观是哪三句话吗，你是怎样理解的？
四、从学校步入社会是人生的一大转折，当你的职业与理想抱负有一定差距的时候，你将如何对待。
篇三
单项选择题（20 分、每题 2 分）
1、办公室工作的职能之一是()。
A、教育管理 B、事务管理 C、生活管理 D、文化管理
2、办公室工作的重要地位是由它的()决定的A、工作、职能、特点 B、影响、职能、特点
C、作用、职能、特点 D、地位、职能
3、事务管理的本质特征是()。
A、服务性 B、安全性 C、创造性 D、集中性
4、办公室管理工作涉及面较广，具有一定的()。
A、知识性 B、专业性 C、基础性 D、实践性
5、办公室事务管理工作繁杂、琐碎、具有()特点。
A、群众性 B、统一性 C、分散性 D、集中性
6、优良的职业道德是秘书人员从事职业活动的()。
A、依据 B、要求 C、标准 D、指南
7、遵纪守法、()是秘书职业活动能够正常进行的基本保证。
A、服从领导 B、严格要求自己 C、廉洁奉公 D、按政策办事
8、企业的主要特征之一是()。
A、有组织的单位 B、以盈利为目的 C、管理科学 D、自主经营
9、()是现代企业制度的主要形式之一。
A、承包制 B、股份合作制 C、工厂制 D、公司制
10、待人接物应该热情开朗、温存有礼、()、举止大方而灵活。
A、温文尔雅 B、微笑面孔 C、和蔼可亲 D、真情实意
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办公室文秘人员基础知识考试笔试题
时间要求：120分钟
第一部份：写作及语法知识 占40分 考核内容：
一、写两篇应用文（每篇15分）。
1、学校领导决定召开本学期高中班教学课时安排会议，时间定在1月26日下午2点，地点在学校行政办公楼三楼小会议室，要求高中部各课程教研组长，所有班主任参加会议。请根据要求事项以你原来所读学校教导处的名义写一份通知。
2、本校高中268班张明同学代表学校参加全市数学竞赛，获得第一名，学校决定在全校通报表场，并发给500元的奖金。请根据以上内容，请以你原来所读学校的名义写一份通报表扬张明同学的文件。要求文件标题（由自己根据内容而定）收文单位、正文、发文单位落款，发文日期（随意确定）五项要素齐全。
评价标准：会议通知作为最常用的公文，要求要素齐全，层次分明，语法通顺，言简意赅，用精练的文字说明问题。
通报表扬的标题要能概括内容，除了说明要通报的具体事件以外，还应表达出通报表扬要达到的效果。
二、纠正病句（10分）
下面的句子存在语法上的错误，请找出其中的问题，修改成通顺的句子（每题2分）。
1、当我走进公司厂区大门，首先看到的是那高大厂房和从厂房里传来的机器轰鸣声。
当我走进公司厂区大门，首先看到的是那高大厂房，并听到了从厂房里传来的机器轰鸣声。
2、加强管理是生产高质量的保证。
加强管理是生产高质量产品的保证。或者改为：加强管理是提高产品质量的保证。
3、通过技术改造，工业废水排放达到了国家标准。 通过技术改造，工业废水污染物排放指标达到了国家标准。
4、公司在临沧建立了员工生活基地，并安排了上下班交通车，使员工的生活条件得到了改善。
公司在临沧建立了员工生活基地，并安排了上下班交通车，使员工的生活环境得到了改善。
5、通过技术攻关小组的不懈努力，解决了影响产品质量的原因，产品合格率由原来的90%提高到95%以上。
通过技术攻关小组的不懈努力，解决了影响产品质量的问题，产品合格率由原来的90%提高到95%以上。
第二部分：单项选择题（20分、每题2分） 1.办公室工作的职能之一是（ ）。
A、教育管理 B、事务管理C、生活管理 D、文化管理 2.办公室工作的重要地位是由它的（ ）决定的 A、工作、职能、特点 B、影响、职能、特点
2 C、作用、职能、特点 D、地位、职能 3.事务管理的本质特征是（ ）。
A、服务性 B、安全性C、创造性 D、集中性 4.办公室管理工作涉及面较广，具有一定的（ ）。 A、知识性 B、专业性C、基础性 D、实践性
5、办公室事务管理工作繁杂、琐碎、具有（ ）特点。 A、群众性 B、统一性C、分散性 D、集中性
6、 优良的职业道德是秘书人员从事职业活动的（）。 A、依据 B、要求C、标准 D、指南
7、遵纪守法、（ ）是秘书职业活动能够正常进行的基本保证。 A、服从领导 B、严格要求自己C、廉洁奉公 D、按政策办事 8.企业的主要特征之一是（ ）。
A、有组织的单位 B、以盈利为目的C、管理科学 D、自主经营 9.（ ）是现代企业制度的主要形式之一。 A、承包制 B、股份合作制 C、工厂制 D、公司制
10、待人接物应该热情开朗、温存有礼、（ ）、举止大方而灵活。 A、温文尔雅 B、微笑面孔C、和蔼可亲 D、真情实意 第三部分：简述（分析）题40分
一、秘书人员的职业道德标准为以下8条内容。
1、爱岗敬业、忠于职守；
2、服从领导、当好参谋；
3、遵纪守法、廉洁奉公；
4、任劳任怨、乐于奉献；
5、善于合作、严于律己；
6、文明礼貌、谦虚谨慎；
7、实事求是、勇于创新；
8、恪守信用、严守机密。
你对其中的第1条、第4条、第5条是如何理解的？
二、在你没有接触办公室工作之前，你认为秘书人员应该具备那些基本思想素质和专业知识，如果让你担任该职位工作，有信心做好吗？
三、你知道云天化集团企业文化中的核心价值观是哪三句话吗，你是怎样理解的？
四、从学校步入社会是人生的一大转折，当你的职业与理想抱负有一定差距的时候，你将如何对待。